Privacyprotocol op grond van de AVG

Stichting De Medemblikker Meelmolen moet voldoen aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ook de stichting beheert en verwerkt gegevens van natuurlijke personen, zij het in beperkte omvang.

Wij beheren en verwerken zelf als verwerkingsverantwoordelijke de volgende persoonsgegevens. Deze worden niet aan anderen beschikbaar gesteld, desgewenst uitsluitend aan onze externe accountant. Wij verzamelen niet méér gegevens dan er strikt nodig zijn voor onze doelstellingen. Ze zijn alleen voor intern gebruik. Wij hebben geen overeenkomsten met een andere verwerker.

-donateurs: van alle natuurlijke personen die zich hebben aangemeld als donateur registreren wij de NAW-gegevens. Dit geschiedt in een register dat de penningmeester thuis bijhoudt (en bewaart in een afgesloten kast) cq door het opslaan daarvan op de pc van de penningmeester. Bij melding van verhuizing e.d. worden deze gegevens aangepast. Ook de herkomst van de donateur (bv naar aanleiding van een gehouden actie, nieuwsbrief, reactie op website e.d.) wordt daarbij genoteerd. Het bankrekeningnummer van betrokkene wordt middels onze financiële administratie door de penningmeester opgeslagen.

Het doel van deze registratie is uitsluitend om de donateur een verzoek om de jaarlijkse bijdrage te kunnen sturen, alsmede om op andere momenten contact te kunnen leggen (bv kerstgroet of een bijzondere uitnodiging toezenden).

De gegevens worden bewaard zo lang iemand donateur is (dwz tot opzeggen of overlijden, als deze mededeling ons bereikt wordt na vaststelling van de jaarrekening over het betreffende jaar de regis-tratie vernietigd).

Als iemand zich wil afmelden als donateur kan dit door een brief of e-mail aan het bestuur. Bij inschrijving delen wij dit mede en op de website staat het contactadres hiervoor.

Als een natuurlijk persoon een bijzondere donatie heeft gedaan waarvan wij melding willen maken in pers of website of op andere wijze in de openbaarheid, vragen wij daarvoor eerst toestemming en publiceren het pas met de naam als betrokkene hiermee akkoord gaat.

-vrijwilligers: van alle vrijwilligers die hun diensten verlenen aan de stichting (onderhoud molen, rondleidingen, activiteiten Poorthuisje en evenementen, ook de molenaars en de bestuursleden) worden de NAW-gegevens, het telefoonnummer en het e-mailadres geregistreerd en bij wijziging aangepast.

Het doel van deze registratie is om vanuit het bestuur met de vrijwilligers te allen tijde contact op te kunnen nemen in verband met hun inzet en het plannen van de bemensing van de molen, of om een uitnodiging voor een samenkomst te kunnen toesturen.

De gegevens worden bewaard zo lang de vrijwilliger bij ons actief is. Bij vertrek of overlijden worden de gegevens dadelijk verwijderd uit het bestand.

-klanten: als een natuurlijk persoon in onze klantenadministratie komt te staan doordat er een structurele relatie klant-leverancier is ontstaan, worden van hem/haar de NAW-gegevens genoteerd. Als via de bank wordt betaald wordt in de financiële administratie ook zijn bankrekeningnummer

opgeslagen. Het doel van deze registratie is dan het contact kunnen leggen met deze klant over leveringen of betaling cq het bijhouden van de debiteurenadministratie. De gegevens worden bewaard totdat iemand al dan niet op eigen verzoek uitgeschreven is als klant of overlijdt; na vaststelling van de jaarrekening over het laatste jaar van de relatie worden de gegevens vernietigd.

Al deze categorieën van personen kunnen te allen tijde inzage vragen in de gegevens die wij van hen hebben geregistreerd en daarvan wijziging eisen. Om hen op deze mogelijkheid te wijzen staat er een mededeling op onze website www.meelmolendeherder.nl Hierbij staat ook de contactpersoon genoemd met wie zij daartoe contact kunnen opnemen. Binnen een maand reageren wij op zo’n verzoek.

De gegevens die bij de penningmeester berusten worden zorgvuldig afgesloten bewaard zodat deze niet door onbevoegden kunnen worden ingezien. Ook draagt de penningmeester er zorg voor dat de computerapparatuur adequaat is beschermd tegen ongeoorloofde raadpleging of andere inbreuken door anderen. Een datalek meldt het bestuur bij de Autoriteit Persoonsgegevens: 088-1805250.

Dit privacyprotocol wordt op onze website vermeld en kan daarop worden geraadpleegd.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 maart 2020.

B. de Jong, voorzitter

J. de Vries, secretaris

Stichting De Medemblikker Meelmolen

p/a Gasthuysweydt 1

1671 MD MEDEMBLIK